ኤሌክትሮኒክ የሰነድ አስተዳደር ስርዓት (EDMS) በዚያ ያሉ ባህሪያትን እና ምክሮች

ከጥቂት ዓመታት በፊት ድረስ ስለ የኤሌክትሮኒክስ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ብሩህ የወደፊት ተብሎ ይጠራ ነበር. ዛሬ, እነሱ በስፋት የግል እና የሕዝብ ድርጅቶች ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላሉ. ነገር ግን ከሁሉም በላይ, ይህ ፍላጐት ሰድ ውስጥ እያደገ ነው. ምን ኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት ነው እና እንዴት እንደሚሰራ, የአሁኑ የሩሲያ ሥርዓት ምሳሌ እንመልከት.

ቅድመ ተፈላጊዎች

በተሻለ EDS ፕሮግራም, አንተ መሰረታዊ ፅንሰ እና ዓላማዎች ግምት ያስፈልገናል እንዴት እንደሆነ ለመረዳት. በአንድ ስርዓት ወይም ሌላ አማራጭ ለመወሰን ቁልፍ ነገሮች ናቸው.

ድርጅቱ መደበኛ ቁጥጥር ሊሠራ ይችላል ከሆነ, ሰነዱ ውስጥ አስፈላጊነት የለም. የስራ ሂደቶች መፈልሰፍ የታዘዘው ሰነዶች እርዳታ ጋር መቆጣጠሪያ ስልት የሚሆን አስፈላጊ ነው. በአንድ ወቅታዊ በሆነ ግብይቶችን አይካፈሉም ከሆነ, እነሱም እስከ ለመገንባት እና የጠፉ ለማግኘት ይጀምራል.

እንደአማራጭ, የወረቀት ሞደም, በአገልጋዩ ላይ ልዩ ፋይል ማከማቻ መርሃግብር. ነገር ግን ለረጅም ጊዜ ይሰራል. መረጃ ማከማቻ እና ማመሳሰል ለ እየጨመረ ፍላጎት ጥራዞች እየጨመረ ጋር.

አንድ አጣብቂኝ አለ: አሮጌ ወረቀት ወይም ሰድ ማከማቸት ለመጠቀም ሆነ. አስፈላጊ የኤሌክትሮኒክ ሥርዓት አማካይነት ማግኘት ይቻላል ምንድን ነው? የድርጅቱ ውጤታማነት ማሻሻል.

የኢኮኖሚ ውጤት

ወጪ ለመቀነስ ወይም ውጤት ከፍ: ለአሰራር ብቃት በሁለት መንገዶች ጨምሯል ይቻላል. DMS ሰነዶች በአንድ ጊዜ ሁለት ግቦችን ለማሳካት ይችላሉ. አትበል; ይህ ሥርዓት መግቢያ ያነሰ ማሳለፍ, ነገር ግን ተጨማሪ ገንዘብ ለማግኘት አንድ ድርጅት ያስችለዋል.

ወጪ ቅነሳ ወረቀት ወጪዎች, ከአናት ጊዜ, የመረጃ ልውውጥ በማፋጠን, የድርጅት ባህል ውስጥ ለውጥ በመቀነስ ይታዘዛሉ.

የ EDS ፕሮግራም ይሰጣል ይህም ውጤታማነት ለመገምገም, እናንተ የወረቀት ሰነዶች ዲዛይን ላይ ሥራ ዋጋ ማስላት ይኖርብሃል. ግምታዊ ኮንሰልቲንግ ኩባንያዎች, እንዲህ ያሉ ክወናዎችን ጊዜ 20% ይይዛሉ. የሩሲያ ቢሮክራሲ ሥርዓት, በዚያ ይልቅ ይበልጥ የሚወስደው - ጊዜ 60%. የ ሰድ ያለው መግቢያ እነዚህን ወጪዎች ቢያንስ 10 ጊዜ ይቀንሳል.

የቢሮ አስተዳደር እና ሰነድ አስተዳደር

እነዚህ ሁለት ቃላት የተገናኙ ናቸው. የወረቀት ስራ - ሰነዶች ጋር ለመስራት ደንቦች አንድ መደበኛ ስብስብ የሚያመለክተው አንድ ቃል. አንዳንድ EDS ስርዓት ቢሮ ደንቦች መሠረት ሊስተካከል ይችላል, ነገር ግን አስቀድሞ የወረቀት ሆኗቸዋል ይህም መሠረት ላይ እነዚህ ሥርዓቶች አሉ.

ሰነዱ EDS ውስጥ ማከማቻ መረጃ መለኪያ ነው. የተቃኘ ወረቀት ከ - ዋና ሌሎች ስርዓቶች, መተግበሪያዎች, ኢ-ሜይል, ነገር ግን የመጀመሪያ እና: ፍሰት ከተለያዩ ምንጮች ጀምሮ የመነጨ ነው. ስለዚህ, ቃኚዎች እና ሌሎች መሣሪያዎች የ ሰድ ዓቢይ ክፍል ናቸው. ሲስተሙ ሱቆች ሁሉ ሰነዶች, ያላቸውን ታሪክ ነው እንቅስቃሴ ለድርጅቱ ያቀርባል, ከእነርሱ ጋር የንግድ ሂደቶች ያስተላልፋል.

እንዲህ ያለ መሠረት ላይ ውሳኔ, ቅደም ተከተል እና EDS ቅደም ተከተል ነው. በእነርሱ አማካይነት, እና ድርጅቱ አስተዳደር በ. የ "ዕገዛ" ሲቀርብላቸው ማንኛውም ሰነድ. በቅጹ ላይ አዘጋጅ መስኮች ሰነድ ዓይነት ይለያያል. ሲስተሙ መረጃ ካርድ ለእያንዳንዱ መስክ ጎታ ውስጥ የሚከማች ነው.

ተግባራት እና ሰድ ስለ ተግባሮች

ሰነድ አስተዳደር ፕሮግራም እነዚህን ችግሮች ለመፍታት የተዘጋጀ ነው:

• ሰነዶች ጋር ሥራ systematization.
• አብነቶችን, የምዝገባ ማከማቻ ሰነድ መፍጠር;
• የሂሳብ አውቶማቲክ;
• ሰነዶችን ምደባ.

እኛን በቅርብ ሰድ ተግባር እንመርምር. ሰነድ አስተዳደር ሶፍትዌር ላይ ይውላል:

• ካርዶችን መፍጠር.
• በሰነዱ ጽሑፍ ውስጥ ምስረታ;
• PDF ወይም MS ቃል ቅርጸት ውሂብ እያከማቸ;
• ቁጥጥር ተጠቃሚ መዳረሻ መብት;
• መስመሮች መፍጠር;
• የትራፊክ ቁጥጥር ሰነዶች;
• , አስታዋሾች ማሳወቂያዎችን መላክ;
• ምዝግብ, የማጣቀሻ መጽሐፍት, ክላሲፋየሮችን;
• መመሪያ ምስረታ;
• ፈልግ እና ሰነዶች ለመፈራረም;
• ማመንጨት ሪፖርቶች.

በመላው ስርዓት ባህሪያት ያካትታሉ:

• ሰነዶች ጋር የርቀት ሥራ;
• ውሂብን ለማከማቸት ጎታ ይጠቀሙ;
• EDS ጋር በአንድ ጊዜ ሥራ;
• የምስክር ወረቀት በኩል ደህንነት, የአሞሌ, እንዲሁም ለግል.

ጥቅሞች እና ጉዳቶች

EDS ወደ ሽግግሩ ጥቅምና በላይ ጥቅሞች አሉት. ይሁን እንጂ, በአግባቡ የተደራጁ ፕሮጀክት አውቶማቲክ ሁሉ ጥቅሞች ሊያጠፋ ይችላል. EDMS አፈጻጸም ግቦች መሳካት መሆን አለበት. ጥቅሞች ያካትታሉ:

• መረጃ የተማከለ የተዋቀረ ማከማቻ;
• ሰነዶችን ፍጥረት ሂደት ላይ ተመሳሳይ አቀራረብ;
• አብነቶችን በመጠቀም;
• ፈልግ;
• የኦዲት መዳረሻ.

ወደ ለኪሳራ ከፍተኛ የመነሻ ወጪዎች እና የተጠቃሚ ስልጠና ላይ ጠንቃቃ ሥራ ነው.

የሰነድ አያያዝ ሂደቶች

የ EDMS የኤሌክትሮኒክ ሰነድ ሰነዶች የተወሰኑ ንብረቶች ተመድበዋል ይህም አካሄድ ውስጥ, ደረጃዎች በርካታ ያልፋል. በመስራት ላይ ሁለቱም እራስዎ እና በራስ-ሰር ወደ ውጭ ተሸክመው ነው. ሁለተኛው ሁኔታ ስብስብ ውስጥ:

• ደረጃዎች መካከል ያለውን የሽግግር ያለውን ሁኔታ;
• ወደ መስመር መለያየት;
• ሂደት ዑደቶች;
• ንዑስ, ቆጣሪዎች, ሂደት ቅደም አልጋደልም;
• የተገለጸ ተጠቃሚ ሚናዎች.

የሕክምና አይነቶች:

• አንድ ሰነድ ይፍጠሩ.
• አርትዖት.
• በመሰየም.
• በመውሰድ ላይ.
• በማስቀመጥ ላይ.
• ማሰናዳት.
• በመሰረዝ ላይ.

ወጪዎች ላይ EDS

ሙሉ የስራ ፍሰት ሁሉም ተጠቃሚዎች ፍቃድ አገልጋይ, ሙሉ የተበጁ እና ስልጠና ያለ ማንቀሳቀስ አይችልም. እነዚህ ንጥረ ነገሮች እያንዳንዱ ትልቅ የገንዘብ ወጪ ይጠይቃል. በተጨማሪም, ሌሎች ስርዓቶች, ማዘመን የውሂብ ጎታዎች እና ሶፍትዌር, የቴክኒክ ድጋፍ እና ወጪዎች ለመደገፍ ከሌሎች አማካሪ አገልግሎቶች ጋር EDS ያለውን ውህደት በተመለከተ መርሳት የለብንም.

ሰድ ትግበራ

በፕሮጀክቱ ትግበራ በርካታ ወራት ሊወስድ ይችላል. ሂደቱ ጥናታዊ ሂደቶች መጠን ላይ ሆነ, የፋይናንስ ተቋማዊና ሀብት ችሎታዎች መካከል ይወሰናል. ትግበራ እንደ ስልተ ላይ ሲካሄድ ነው:

• አንድ የሥራ ቡድን, ራስ ያለውን ቁርጠኝነት መፍጠር;
• ግብ እና ዓላማዎች ትርጉም;
• ነባር ሰነድ ሂደቶች ፍተሻ;
• ቴክኒካዊ ዝርዝሮች እድገት;
• EDS ምርጫ;
• የ EDS አፈፃፀም ላይ ስምምነት መደምደሚያ;
• ልማት እና ሥራ ደንቦች ተቀባይነት;
• ማውጫዎች የመጀመሪያ አሞላል ይመልከቱ;
• ቅድመ ምርመራ EDS;
• ሰራተኞች ስልጠና;
• የ EDS የሙከራ ትግበራ;
• የሙከራ የክወና ውጤት ትንተና;
• የስህተት እርማት;
• የ ሰድ ሙሉ ትግበራ.

ስህተቱ ማስተዋወቅ

በተለይ ትኩረት የወረቀት ሰነድ ፊት የሚያስፈልጋቸው ሰዎች ሂደቶች ላይ መከፈል አለበት. ዋናው ስህተት - በኤሌክትሮኒክ የወረቀት ሰነድ ድግግሞሽና ነው. ይህ ሥራ የሚያወሳስብብን እና አውቶማቲክ ላይ አሉታዊ ዝንባሌ ያስከትላል. ማንም ይከፍላል የሆነ ባለሁለት ሥራ አፈፃፀም. እኛ ድግግሞሽ ያለ ሰር ሂደቶች መገንባት ያስፈልገናል. ሁለተኛው ስህተት - ሰራተኞች መካከል unpreparedness. በጣም ብዙ ጊዜ, አዳዲስ ሂደቶች ጥላቻ ጋር ከተሠሩት ናቸው. ስለዚህ እኛ ሰድ አስተዋወቀ ለምን ሠራተኞች ማስረዳት አለበት, ስለዚህ እነርሱ ሆን ስልጠና ሂደት ሄደ.

ሰነድ ማከማቻ ቴክኖሎጂ

የ EDS የኤሌክትሮኒክስ ሰነድ ፍለጋ ነው የተመሰረተ ሲሆን ላይ ባህርያት, ሪፖርቶች ግንባታ ያለውን ምደባ እና የማድረጊያው ያካትታል. አንዳንድ ጊዜ አንድ ሰነድ አንዳንድ ጊዜ, አንድ አብነት የተፈጠረ ነው - ጎታ ከ ውሂብ በማስተላለፍ. አይነታዎች ጠረጴዛዎች ውስጥ ይከማቻሉ. ፋይሉ ራሱ ወደ ማከማቻ ማህደር ውስጥ ከ መረጃ ሲደረግ - የ ጎታ ማውጫ ውስጥ. ውሂብ መዳረሻ ተጠቃሚዎች ብቻ EDMS ስርዓት ማግኘት ነው.

አንድ ዥረት ቅኝት ምንድን ነው?

ፋይሉ ቃኚዎች በመጠቀም ማከናወን ውስጥ ናሙናዎችን ምደባ ተከትሎ በማስኬድ ሰነዶችን, የወራጅ. የ ቅኝት ሂደት ወቅት በራስ ሰነዱን እና የውሂብ ጎታ ውስጥ የምዝገባ ላይ የአሞሌ መፍጠር ይችላል; ከዚያም በአንድ የተወሰነ መስመር ላይ ያተኩራሉ.

OCR

ይህ የኤሌክትሮኒክስ ሰነድ አስተዳደር ስርዓት DMS jpeg ፎቶዎችን ወይም የጽሑፍ ቅርጸት ቅርጸት ውስጥ ሰነድ የኤሌክትሮኒክ ምስል ይቀይራል. ይህ ሰድ ውስጥ ራሱን በቻለ መተግበሪያ ወይም የተቀናጀ ESCOM.BPM እንደ ልዩ ሶፍትዌር ይጠቀማል. ESCOM.BPM ምንድን ነው? የተለያዩ ቅርፀ ጋር የተተየበው ይህ እውቅና ፕሮግራም ሰነዶች,. ይህም ነጻ መተግበሪያዎች ተጨማሪ ባህሪያት ያላቸው እንኳ በእጅ ጽሑፍ እንገነዘባለን ዘንድ ይሁን, መታወቅ አለበት.

Barcoding

ይህ ቴክኖሎጂ ሰነድ ላይ መመስረት እና በግራፊክ አሞሌ ኮድ መተግበሪያ ሂደቶች ስብስብ ያቀርባል. ልዩ የአሞሌ የስርዓቱ አገልጋይ በኩል የመነጨ ነው. እሱ ሰነድ, የስርጭት እና ማከማቻ ጣቢያዎች መሠረት ላይ ፈጣን ፍለጋ ማንነት ይደነግጋል. በመመዝገብ ላይ ሳለ አንድ ሰነድ የኤሌክትሮኒክ ካርዶች መለያ ጋር የሚጎዳኙ የአሞሌ ስያሜ ላይ ታትሟል. እርሱ ሰነድ ወረቀት ስሪት አይወርድም.

EDS

ዲጂታል ፊርማ ሰነዱን እና የውሂብ የማይለወጥ ያለውን ትክክለኛነት ለማረጋገጥ ያስችላል. የምስክር - መፈረም አሰዋወር ሶፍትዌር እና ቁልፎችን በመጠቀም እንዳደረገ ነው. የኋለኛው የፈቃድ እትም መሃል ዳግመኛ ለመወለድ ነው ልዩ ቅርጸት ውስጥ አንድ ፋይል ነው. መረጃ ደህንነት ብልጥ ካርድ ወይም ቁልፍ እኔ-ማስመሰያ ላይ የምስክር የተከማቹ መሆን አለባቸው ለማረጋገጥ. እነዚህ ፒን-ኮድ በ የተጠበቁ ናቸው. ፒን የተሳሳተ በርካታ ጊዜ ገብቷል ከሆነ, ከዚያም የምስክር ወረቀት በራስ-ሰር የታገደ ነው.

ሙሉ-ጽሑፍ እና መገለጫ ፍለጋ

መገለጫ ፍለጋ ካርዶች መስክ በርከት እሴቶች ልዩ ቅጽ በመጠቀም ሊከናወን ነው. ለምሳሌ ያህል, የ "Counterparty" መስፈርት መስክ "ተቀባይ" ወይም "የላኪ" ውስጥ የፍለጋ ውሂብ ያቀርባል. ስርዓቱ ካርዶች ውስጥ ያለውን ውሂብ ከ ገብቶ መመዘኛዎች ጋር ያመሳስለዋል እና በአጋጣሚ ሊሆን ይህም እነዚያን ካርዶች, ውስጥ ውጤት ያከማቻል. ወደ ፍለጋ መለያ ወደ ትክክለኛ ወይም ከፊል ተዛማጆች እየወሰደ አይከናወንም.

ሙሉ-ጽሑፍ ፍለጋ ያሉ MS SQL አገልጋይ, Oracle እንደ ጎታ ውስጠ-ግንቡ መሣሪያዎች በኩል ቃል ቅጾች, ጨምሮ ሰነድ ውስጥ ያለውን ውሂብ, እንደ ተሸክመው ነው. ሙሉ የፍለጋ ፋይሎች ሰነድ ቅርጸት (ሰነድ) ውስጥ ቋት ውስጥ መግባት አለበት ያህል, ጠረጴዛዎች (XLS), የዝግጅት, ዘግቧል.